Non ho mai organizzato un evento in vita mia e non sono un esperto del settore eventi, ma recentemente mi sono cimentato nel ruolo di organizzatore della prima edizione di Go!WebDesign.

Go!WebDesign è un evento che ho organizzato e ideato esclusivo per 50 web designer e appassionati dedicato alla condivisione di tecniche e strategie per Web Designer.

Attualmente sto organizzando la seconda edizione e voglio condividere con te le cose da sapere prima di organizzare un evento, tra cui strategie vincenti per rendere un evento partecipativo, e alcuni aspetti che ho sottovalutato.

I Tre elementi principali

I tre elementi principali che ho evidenziato durante la mia piccola esperienza per inziare a pensare di organizzare un workshop sono:

  • Di cosa parlo: Prima di iniziare devi aver ben chiaro cosa vuoi comunicare e trasmettere ai tuoi partecipanti. Avere gia in testa una bozza del programma da discutere.
  • La sede: Il luogo dove si svolgerà il workshop è essenziale insieme alla data che sceglierai, in quanto una volta avuto questi due elementi puoi gia pensare di promuovere il tuo evento sul web.
  • I Partecipanti: Sicuramente prima di partire devi capire se vi è la possibilità di avere una media/alta richiesta di partecipazione e quindi capire il livello dei partecipanti e agire di conseguenza.

Andiamo a vedere alcuni aspetti nel dettaglio.

La Sede

Una dei tre elementi principali per iniziare ad organizzare è avere una sede adatta e funzionale.

Se non hai agganci o persone che ti possono dare una mano, puoi contare sempre sugli hotel della zona in cui vuoi organizzare il workshop.

Gli hotel di solito sono abbastanza costosi ma sempre funzionali, trovarli non è difficile, ti basta una piccola ricerca con google + google maps e verificare se hanno disponibilità di sala convegno o altro.

Una volta trovata la sede verifica di avere tutto il necessario come ad esempio un proiettore, microfoni wi-fi, sedie, tavoli, lavagne o altro a seconda delle tue esigenze.

Qualora tu voglia fare cosa gradita ai partecipanti e ai relatori organizzati anche per cercare un catering, spesso negli hotel lo trovi interno, ma qualora non lo trovassi dovrai preventivarlo a parte.

Non sottovalutare il costo del catering, di solito sono dai 20 ai 30 euro a persona, e secondo me sono essenziali per dare valore all’evento e dare la possibilità di fare networking durante le pause.

I Partecipanti

Se hai un sito o blog cerca di capire tramite sondaggi o altro se hai davvero una nicchia interessata a quello che vorrai discutere.

Una delle cose difficili è capire il livello di conoscenza, molto probabilmente non riuscirai ad avere un livello uniforme, questo dovrai saperlo successivamente durante la scrittura del programma.

Fatti Trovare

Uno dei fattori che ho sottovalutato è quello di dare indicazioni stradali per arrivare alla sede.

Sembra una cosa ovvia: “metto google maps e ti arrangi

Consiglio invece di inserire nel sito o blog dell’evento sicuramente come arrivare alla sede con la macchina, treno, metro o aereo, e anche le possibilità di soggiorno Hotel nelle vicinanze.

I Relatori

Il ruolo dei relaori è importante, in quanto ti appoggeranno con la loro conoscenza e professionalità dando maggiore valore al tuo evento.

Stai molto attento durante la scelta dei relatori, una scelta sbagliata potrebbe rovinarti l’intera organizzazione.

Se è il primo evento che organizzi ti consiglio di avvalerti di persone di fiducia o che ritieni professionali.

Il Programma

Il programma, ovvero quello di cui tratterà il tuo evento è tra i tre elementi principali, infatti determina il successo o meno a livello di contenuti.

Cerca di strutturarlo in modo chegli interventi non si sovrappongo per causa mancanza tempo, e di dividerli con almeno due pause caffè.

Ecco un esempio di programma che ho strutturato durante la prima edizione di Go!WebDesign.

Una delle altre difficoltà è organizzarlo a livelli di tempo, ti consiglio per esperienza personale di lasciare per ogni relatore un minimo di 1 ora e mezza abbondante.

Rendi l’evento partecipativo

Il gadget non è fondamentale ma può tornarti utile per rendere partecipativo l’evento dandolo ad esempio in regalo a chi si mostra partecipativo durante l’evento con domande costruttive.

Oltre al gadget durante il mio workshop in fase di registrazione ho lasciato a ogni partecipante una cartelletta con una penna, e un paio di fogli in cui illustravano il programma nel dettaglio e la scheda dei relatori.

Un’altra strategia che ho voluto provare è stata quella di far diventare protagonista il partecipante dando la possibilità di promuovere un progetto o un’idea che è stata sviluppata e analizzata sia dai relatori che dai partecipanti in sala.

Questo ha mosso pareri diversi tra i relatori e i partecipanti e ha determinato la partecipazione attiva e costruttiva dell’evento.

Conclusione

Non è per niente facile organizzare un workshop partecipativo di successo, io in parte ci sono riuscito e spero che con questi piccoli consigli potrai riuscirci anche tu!

Un ringraziamento doveroso al grande Robin Good, il quale mi ha dato delle drtitte fondamentali per l’organizzazione.

I Gadget

Author

Sono un Creative Strategist con più di 10 anni di esperienza in strategie digitali. Il mio ruolo di Stratega consiste nell’ideare e sviluppare concept creativi per progetti multicanale, individuando le attivazioni e dinamiche di Marketing da applicare attraverso un approccio strategico.

8 Commenti

  1. Questo me l’ero perso! pure i workshop ora fai? Grande!

    Ammiro la tua indole di condivisione…grazie davvero.

  2. Troppo in gamba! grande il prossimo evento a Roma giusto? potrei anche esserci!

  3. Io aggiungerei anche avere Partner, quindi riuscire a far parlare del proprio evento su più siti e con i partner aumentare il valore dell’evento..

    Grande Robin! Ottima analisi Julius grazie!

  4. Molto molto utilissimo! Grazie mille! Come al solito, contenuti di altissima qualità… Meno male che c’è gente come te sul web!

Commenti